1. Suunnittelu ja vastuun jakaminen
Varatkaa riittävästi aikaa tiedottamisen ja suhdetoiminnan suunnittelulle. Päättäkää, kuka tai ketkä ovat vastuussa tiedottamisesta ja listatkaa kaikki mahdolliset tiedotusvälineet yhteystietoineen. Muistakaa päivittää tietoja!
2. Materiaalia kykyjen mukaan
Suunnitelkaa ja valmistakaa esite, josta käy ilmi perustiedot seurasta. Jakakaa esitteitä aktiivisesti. Suunnitelkaa myös vaikkapa julistepohja, johon on helppo lisätä eri tapahtumien tiedot. Ellei seuralla vielä ole nettisivuja, tehkää tai teettäkää ne. Muistakaa päivittää niitä. Hyödyntäkää kaikissa näissä tehtävissä omien jäsentenne osaamista, varmasti joka seurasta löytyy ihmisiä, jotka osaavat tehdä kuka mitäkin, yksi nettisivuja, toinen esitteitä ja julisteita. Suunnitelkaa yhdessä, mutta valitkaa toteuttaja kullekin hommalle niin, ettei yksi ihminen joudu tekemään kaikkea.
3. Ajoissa liikkeellä
Aina kun suunnittelette jotakin toimintaa, esim. kursseja tai näyttelyitä, ottakaa ajoissa huomioon myös niistä tiedottaminen. Miettikää kunkin jutun kohdalla, kenelle tästä tiedotetaan, miten ja milloin.
4. Seuranta
Seuratkaa tiedotteiden julkaisemista, kerätkää kaikki mahdolliset jutut talteen, ne on hyvä liittää vaikka toimintakertomukseen. Pohtikaa niin onnistuneita kuin pieleenkin menneitä juttuja, miettikää, mitä tehtiin hyvin ja mitä voisi seuraavalla kerralla tehdä toisin, oppikaa virheistä, älkää masentuko, vaikkei kaikki menisikään aina suunnitelmien mukaan!
