Julkisuus
Julkisuus on ei-henkilökohtaista viestintää, jota media julkaisee ilman, että alkuperäistä lähettäjää voi tunnistaa. Siinä on se hyvä puoli, että yleensä ihmiset luottavat enemmän puolueettomasta lähteestä, kuten lehdestä tulevaan tietoon, kuin maksettuun mainontaan. Tosin harvalla seuralla olisi edes varaa käyttää maksettua viestintää asioidensa kertomiseen.
Mediajulkisuus on yhteisölle keino tehdä itseään tunnetuksi, käydä julkista keskustelua ja vaikuttaa sille tärkeisiin ihmisiin ja asioihin. Se tarjoaa mahdollisuuden tiedottaa itsestään, pyrkiä vaikuttamaan yhteisökuvaansa ja yleensä saavuttaa tunnettuutta. Riskinsä on toki tässäkin, sillä alkuperäinen sanoma voi muuttua matkan varrella ja tulla julkaistuksi erilaisena mitä yhteisö on tarkoittanut. Harvoin kuitenkin asia niin oleellisesti muuttuu, että siitä suurta haittaa olisi.
Erilaiset tapahtumat ovat oivallisia apuvälineitä julkisuuden hankkimisessa. Kilpailuja, näyttelyitä ja kursseja järjestetään toki muutenkin seuroissa, mutta niitä voidaan järjestää ihan varta vastenkin, jotta media kiinnostuisi yhteisöstä. Yhtenä esimerkkinä voisi mainita Rauman Kameraseuran, joka järjestää joka syksy luontokuvakilpailun ja luontokuvaillan yhdessä paikallisen valokuvausliikkeen ja kansalaisopiston kanssa. Tapahtumista pitää luonnollisesti myös tiedottaa medialle, jotta se voisi kiinnostua asiasta.
Mediasuhteet
Paikallisesti toimivan kameraseuran on varsinkin pienehköllä paikkakunnalla suhteellisen helppo solmia ja ylläpitää suhteita paikallismediaan, vaikka vaatiihan se hieman aikaa ja viitseliäisyyttä. Hyvä tapa aloittaa on laatia lista kaikista alueen ja tärkeistä valtakunnallisistakin tiedotusvälineistä ja toimittajista. Listaa on syytä päivittää usein, jotta postit menevät todella oikeille henkilöille ja oikeisiin osoitteisiin.
Kontakteja kannattaa luoda muutamiin toimittajiin, joita lähestytään henkilökohtaisesti, jolloin molemminpuolinen luottamus syntyy helpommin. Luottamusta tietenkin edesauttaa avoin ja rehellinen suhtautuminen sekä nopea ja todenmukainen vastaaminen toimittajien esittämiin kysymyksiin. Hyvät ja kohteliaat tavat on syytä muistaa myös toimittajien kanssa, kiitos ei maksa mitään, mutta tuo hyvän mielen kaikille.
Yksi hyvä yhteistyön keino on tarjota vaikka paikallislehdelle kuukauden kuvaa, jonka yhteydessä julkaistaan pieni juttu kuvasta/kuvaajasta ja kameraseurasta joka kuukausi. Näin seura saa näkyvyyttä aivan ilmaiseksi ja lehti arvokasta sisältöä sivuilleen. Muutamat seurat ovat näin tehneetkin varsin menestyksellisesti.
Tiedotteen tekeminen
Kun sitten tulee aika kirjoittaa mediatiedote, on hyvä pitää mielessä muutama asia mm. sisällöstä ja rakenteesta. Tärkeintä tiedotteessa on tietysti sisältö ja uutisarvo eli itse asia. Aivan tyhjästä tiedotetta ei kannata laatia, vaan on mietittävä, onko tiedolla merkitystä yleisön kannalta. Uutisarvoon palataan vielä tarkemmin sarjan seuraavassa osassa.
Hyvä tiedote on asiapitoinen, selkeä, kiinnostava ja lyhyt. Rakenne muistuttaa uutisen rakennetta: tärkein asia laitetaan heti alkuun eli otsikkoon ja ensimmäiseen kappaleeseen, vähemmän tärkeät loppuun ja epäolennaiset karsitaan kokonaan pois. Tiedotteen otsikko on aivan yhtä tärkeä kuin itse lehtijutunkin otsikko, sillä sen tehtävänä on herättää lukijansa eli tässä tapauksessa toimittajan mielenkiinto. Sen voi tarvittaessa myös jakaa ala- tai yläotsikkoon, jos siitä uhkaa tulla liian pitkä.
Myös selkeä, ymmärrettävä kieli ovat tiedotteessa tärkeitä. Lauseiden ja kappaleiden tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä. Sopiva tiedotteen pituus on 1-2 liuskaa, joista käy selvästi ilmi lähettäjä, päiväys ja se, että kyseessä on tiedote. Kannattaa käyttää ihan perinteistä asiakirja-asettelua eli ylös vasemmalle lähettäjän nimi (esim. logona) ja oikealle asiakirjan nimi TIEDOTE. Päiväys tulee Tiedote-sanan alle neljännelle riville.
Tiedotteen lopussa pitäisi olla ainakin yhden, mielellään kuitenkin kahden henkilön yhteystiedot, joilta saa asiasta lisätietoa. Tiedotetta ei kuitenkaan varsinaisesti allekirjoiteta. Joskus tiedotteen julkaisu saattaa tyssätä yksinkertaisesti siihen, että toimittaja ei ole heti saanut tarvitsemaansa lisätietoa asiasta.
Tiedote pitäisi lähettää hyvissä ajoin eli noin viikkoa aiemmin, jos on kyse tapahtumasta tai mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, jos on kyse vaikka henkilövalinnoista, riippuen toki lehden ilmestymisaikataulustakin.
Tiedotteen voi lähettää postissa, faksilla tai sähköpostitse, mutta haluttu tapa kannattaa varmistaa aina kultakin tiedotusvälineeltä. Paperisessa tiedotteessa on se hyvä puoli, että siihen voi helposti liittää mukaan joitakin liitteitä, jos ne ovat tarpeen. Sähköpostissa ei liitteitä kannata lähettää jo mahdollisten virustenkin takia.
