Yhdistyksen asioista tiedottaminen ei aina ole niin itsestään selvää, kuin sen ehkä pitäisi olla. Se unohtuu helposti muun toiminnan ja tohinan taakse, mutta on kuitenkin vaivanarvoista muistaa. Tämä artikkeli käy läpi tiedottamisen ja suhdetoiminnan perusasioita nimenomaan kameraseurojen näkökulmasta.
Mikä ihmeen tiedottaminen ja suhdetoiminta?
Tiedottamisen tehtävänä on jakaa tietoa yhteisöstä sen yhteistyö- ja kohderyhmille eli niille ihmisryhmille, joiden kanssa yhteisö on tekemisissä ja/tai jotka ovat sille tärkeitä. Tiedottamisella välitetään niin ajankohtaisia uutisia ja tapahtumatietoja kuin yleistäkin tietoa yhteisöstä. Tärkeimpinä keinoina käytetään tiedotteita ja tiedotustilaisuuksia.
Suhdetoiminta eli PR (public relationships) kattaa monia toimintoja, joilla pyritään vaikuttamaan yhteisökuvaan eli siihen, millaisena ihmiset yhteisön näkevät. Suhdetoiminta on yleensä henkilökohtaista viestintää, tapaamisia ja puhelinkeskusteluita, mutta myös mediasuhteiden luominen ja hoitaminen ja julkisuuden tavoittelu kuuluvat siihen.
Tiedotusmateriaalia käytetään yhteisöstä kertomiseen eri ryhmille, ja se voi olla pysyvää tai tapahtumakohtaista. Pysyvää materiaalia käytetään kerrottaessa yleistä tietoa yhteisöstä, kun taas kustakin tapahtumasta tehdään oma tiedotusmateriaalinsa. Pysyvää tiedotusmateriaalia ovat esimerkiksi esitteet, julisteet, www-sivut, sosiaalinen media (mm. Facebook, Twitter, Instagram) ja videot.
Miksi tiedottaminen kannattaa
Yksinkertaistaen voisi todeta, että mitä enemmän julkisuutta, sitä enemmän myös uusia jäseniä sekä yhteiskunnan tukea. Kun seura on näkyvästi esillä, sinne on myös uusien jäsenten helpompi löytää ja matalampi kynnys tulla. Myös avustusten ja sponsoreiden saaminen on yleensä helpompaa, mitä tunnetumpi seura on. Onhan se aivan luonnollista, että taloudellista tukea myönnetään mieluummin sellaiselle taholle, jonka toiminta on näkyvää ja avointa.
Tiedottaminen ja tunnettuuden tavoittelu on kuitenkin pitkäjänteistä työtä, joka ottaa oman aikansa. Se on myös jatkuvaluonteista, ei mikään projekti, joka päättyy, kun tavoite on saavutettu. Siksi on tärkeää, ettei heti ensimmäisten vastoinkäymisten jälkeen lannistuta, vaan pohditaan yhdessä, mitä voisi tehdä toisin. Kenelle tiedottaminen seurassa sitten kuuluu? Siihen ei ole olemassa yhtä oikeata vastausta, mutta tiedotus on kutienkin hyvä keskittää yhdelle tai kahdelle henkilölle, jottei tule päällekkäisyyksiä tai unohtamisia. Sihteeri tai puheenjohtaja voivat olla tällaisia vastuuhenkilöitä, mutta muiden jäsenten on muistettava pitää heidät ajan tasalla. Pääasia kutienkin on, että asia sovitaan yhteisesti ja jokainen tietää oman vastuualueensa.
Tiedottamisen muistilista
1. Suunnittelu ja vastuun jakaminen
Varatkaa riittävästi aikaa tiedottamisen ja suhdetoiminnan suunnittelulle. Päättäkää, kuka tai ketkä ovat vastuussa tiedottamisesta ja listatkaa kaikki mahdolliset tiedotusvälineet yhteystietoineen. Muistakaa päivittää tietoja!
2. Materiaalia kykyjen mukaan
Suunnitelkaa ja valmistakaa esite, josta käy ilmi perustiedot seurasta. Jakakaa esitteitä aktiivisesti. Suunnitelkaa myös vaikkapa julistepohja, johon on helppo lisätä eri tapahtumien tiedot. Ellei seuralla vielä ole nettisivuja, tehkää tai teettäkää ne. Nykyään löytyy paljon myös ilmaisia kotisivualustoja, jotka ovat myös melko helppokäyttöisiä. Se, että sivut ovat olemassa on vasta pieni osa näkyvyyttä. Niitä pitää muistaa myös päivittää säännöllisesti. Hyödyntäkää kaikissa näissä tehtävissä omien jäsentenne osaamista, varmasti joka seurasta löytyy ihmisiä, jotka osaavat tehdä kuka mitäkin, yksi nettisivuja, toinen esitteitä ja julisteita. Suunnitelkaa yhdessä, mutta valitkaa toteuttaja kullekin hommalle niin, ettei yksi ihminen joudu tekemään kaikkea.
Nykyään löytyy myö paljon ilmaisia ohjelmistoja joilla voi luoda ammattimaisia painotuotteita ja mainoksia. Esimerkiksi Sribus on ilmainen taitto-ohjelma julisteiden ja julkaisujen tekemiseen. Tämän voi käydä lataamassa osoitteesta ilmaisohjelmat.fi
Erinomainen sosiaalisen median mainosten tekemiseen tehty osvellus on Canva, joka on optimoitu mobiililaitteille, mutta toimii myös tietokoneissa.
Ohjelma sisältää paljon ilmaisia ja täysin muokattavia malleja eri tarkoituksiin. Se on asennettaissa sekä iPhone että Android alustoille ja windows tietokoneissakin toimii pilvipalveluna.
3. Ajoissa liikkeellä
Aina kun suunnittelette jotakin toimintaa, esim. kursseja tai näyttelyitä, ottakaa ajoissa huomioon myös niistä tiedottaminen. Miettikää kunkin jutun kohdalla, kenelle tästä tiedotetaan, miten ja milloin.
4. Seuranta
Seuratkaa tiedotteiden julkaisemista, kerätkää kaikki mahdolliset jutut talteen, ne on hyvä liittää vaikka toimintakertomukseen. Pohtikaa niin onnistuneita kuin pieleenkin menneitä juttuja, miettikää, mitä tehtiin hyvin ja mitä voisi seuraavalla kerralla tehdä toisin, oppikaa virheistä, älkää masentuko, vaikkei kaikki menisikään aina suunnitelmien mukaan!
Tiedottamisen vaihtoehdot
Esite
Esitteen on tarkoitus toimia perustietopakettina seurasta. Siinä on hyvä tulla esille mm. seuran toiminta-ajatus eli miksi seura on olemassa, miten se toimii, miksi siihen kannattaa liittyä eli mitä etua se tarjoaa jäsenilleen, jäsenmäärä, historia lyhyesti ja yhteystiedot, mistä saa lisätietoa. Yksinkertaisimmillaan esite voi olla tekstinkäsittelyohjelmalla tehty, taitettu A4-paperi, jossa on etukansi, yksi aukeama tekstiä ja takakansi
Varsinkin, jos tekstiä on paljon, sitä kannattaa paloitella väliotsikoiksi, jotka helpottavat silmäilyä. Samoin tekstin jako palstoihin helpottaa lukemista. Kirjaintyypin eli fontin tulisi olla erityisesti leipätekstissä yksinkertainen ja helppolukuinen, otsikoissa voi käyttää jotain koristeellisempaa, jos haluaa.
Asettelun pitäisi olla riittävän väljä, kuva tai kuvia voi olla, mutta paperia ei pidä tunkea liian täyteen. Sisällön suunnittelussa tulisi ottaa kohdeyleisö huomioon, ja jos kohderyhmiä on useita, voidaan tehdä jopa eri esitteet eri ryhmiä varten. Joka tapauksessa asiat kannattaa esittää lyhyesti ja ytimekkäästi.
Teksti on hyvä ensin luetuttaa jollakin kohderyhmään kuuluvalla henkilöllä, joka voi antaa omia parannusehdotuksiaan. Esitteitä voi jakaa esimerkiksi tiedotteiden mukana, uusille ja mahdollisille jäsenille sekä näyttelyiden ja avustushakemusten yhteydessä. Myös monissa kirjastoissa ja museoissa on varattu erikseen paikka erilaisille esitteille. Esitteitä kannattaa pitää aina seuran kokoontumisissa mukana.
Juliste
Juliste on yksi edullisimmista markkinointikeinoista, se on paikasta hieman riippuen esillä lähes jatkuvasti ja kaiken lisäksi se on erittäin helppo tehdä. Yleisjuliste toimii mainiosti vaikka seuran säännöllisten tapaamisten markkinoinnissa, ja tapahtumiin voidaan tehdä omat julisteet erikseen.
Työn helpottamiseksi voi suunnitella valmiin julistepohjan, johon mietitään valmiiksi otsikon, kuvan, tekstin, logon, liikemerkin ja yhteystietojen paikka. Näin kyseiset tiedot lisäämällä saadaan julistetta muokattua kuhunkin tarkoitukseen sopivaksi. Ulkoasusta kannattaa suunnitella esitteen tapaan avara, eli sijoittaa siihen vain vähän tekstiä selkeällä ja isokokoisella fontilla.
Kiinnostava, lyhyt otsikko on erityisen tärkeä, koska se kiinnittää lukijan huomion. Otsikko yleensä antaa jonkin lupauksen, miksi se kannattaa lukea loppuun. Juliste voidaan aivan hyvin suunnitella kuvan- tai jopa tekstinkäsittelyohjelmallakin, mutta jos käytössä on jokin grafiikka- tai taitto-ohjelma, aina helpompaa se on. Julisteita voi jakaa mm. kouluihin, kirjastoihin, kauppojen ja museoiden ilmoitustauluille, tietenkin luvan kanssa.
Nettisivut
Monella kameraseuralla nettisivut jo on olemassa, mutta ei kaikilla. Nettisivut ovat vähän kuin näyteikkuna yhdistykseen, sillä ne mainostavat sitä ja tiedottavat siitä yötä-päivää. Varsinkin nuorten jäsenten houkuttelussa nettisivut ovat hyvin oleelliset, sillä netistähän sitä tietoa nykyään ensimmäisenä haetaan. Siksi sivuihin kannattaa panostaa ja eritoten päivitys on tärkeää.
Kun sivuja lähtee suunnittelemaan, kannattaa vilkaista hieman muiden seurojen sivuja, ei kopioidakseen niitä, vaan saadakseen ideoita sisällöstä ja rakenteesta. Sivut voivat sisältää ihan perustietoa yhdistyksestä, tietoa tulevista tapahtumista ja vaikka lyhyitä juttuja menneistäkin tapahtumista. Kun kyse on valokuvausharrastajien sivustosta, kuvilla on suuri merkitys. Visuaalista ilmettä lisäämään sivustolle voidaan tehdä esim. henkilögalleria tai esim. kuukauden kuva -osio, jossa jäsenet saavat kuviaan vuorotellen esille.
Sosiaalinen media
Kameraseuran nettisivujen lisäksi sosiaalinen media tarjoaa useita eri sivustoja seuratoiminnan mainostamiseen ja tiedottamiseen. Varsinkin nuoret tavoittaa parhaiten sosiaalisen median kautta ja alkaapa sen käyttö yleistyä myös varttuneemmankin väen piirissä. Sosiaalisen median kanavia kartoittaessa kannattaa tutustua muiden seurojen tiedottamiseen esim. Facebookissa, Twitterissä ja Instagramissa. Näistä jokainen soveltuu vähän erityylisten informaatioiden jakamiseen, mutta kaikissa niissä korostuu lyhyt ja ytimekäs viesti ja visuaalinen ilme – kuvattomat julkaisut jäävät helposti vähälle huomiolle.
Mediasuhteet
Mediajulkisuus on yhteisölle keino tehdä itseään tunnetuksi, käydä julkista keskustelua ja vaikuttaa sille tärkeisiin ihmisiin ja asioihin. Se tarjoaa mahdollisuuden tiedottaa itsestään, pyrkiä vaikuttamaan yhteisökuvaansa ja yleensä saavuttaa tunnettuutta.
Erilaiset tapahtumat ovat oivallisia apuvälineitä julkisuuden hankkimisessa. Kun kilpailuja, näyttelyitä ja kursseja järjestetään seuroissa, tapahtumista kannattaa tiedottaa medialle, jotta se voisi kiinnostua asiasta.
Paikallisesti toimivan kameraseuran on varsinkin pienehköllä paikkakunnalla suhteellisen helppo solmia ja ylläpitää suhteita paikallismediaan, vaikka vaatiihan se hieman aikaa ja viitseliäisyyttä. Hyvä tapa aloittaa on laatia lista kaikista alueen ja tärkeistä valtakunnallisistakin tiedotusvälineistä ja toimittajista. Listaa on syytä päivittää usein, jotta postit menevät todella oikeille henkilöille ja oikeisiin osoitteisiin.
Kontakteja kannattaa luoda muutamiin toimittajiin, joita lähestytään henkilökohtaisesti, jolloin molemminpuolinen luottamus syntyy helpommin. Luottamusta tietenkin edesauttaa avoin ja rehellinen suhtautuminen sekä nopea ja todenmukainen vastaaminen toimittajien esittämiin kysymyksiin. Hyvät ja kohteliaat tavat on syytä muistaa myös toimittajien kanssa, kiitos ei maksa mitään, mutta tuo hyvän mielen kaikille.
Yksi hyvä yhteistyön keino on tarjota vaikka paikallislehdelle kuukauden kuvaa, jonka yhteydessä julkaistaan pieni juttu kuvasta/kuvaajasta ja kameraseurasta joka kuukausi. Näin seura saa näkyvyyttä aivan ilmaiseksi ja lehti arvokasta sisältöä sivuilleen. Muutamat seurat ovat näin tehneetkin varsin menestyksellisesti.
Tiedotteen tekeminen
Kun sitten tulee aika kirjoittaa mediatiedote, on hyvä pitää mielessä muutama asia mm. sisällöstä ja rakenteesta. Tärkeintä tiedotteessa on tietysti sisältö ja uutisarvo eli itse asia.
Hyvä tiedote on asiapitoinen, selkeä, kiinnostava ja lyhyt. Rakenne muistuttaa uutisen rakennetta: tärkein asia laitetaan heti alkuun eli otsikkoon ja ensimmäiseen kappaleeseen, vähemmän tärkeät loppuun ja epäolennaiset karsitaan kokonaan pois. Tiedotteen otsikko on aivan yhtä tärkeä kuin itse lehtijutunkin otsikko, sillä sen tehtävänä on herättää lukijansa eli tässä tapauksessa toimittajan mielenkiinto. Sen voi tarvittaessa myös jakaa ala- tai yläotsikkoon, jos siitä uhkaa tulla liian pitkä.
Myös selkeä, ymmärrettävä kieli ovat tiedotteessa tärkeitä. Lauseiden ja kappaleiden tulisi olla lyhyitä ja ytimekkäitä. Sopiva tiedotteen pituus on 1-2 liuskaa, joista käy selvästi ilmi lähettäjä, päiväys ja se, että kyseessä on tiedote. Kannattaa käyttää ihan perinteistä asiakirja-asettelua eli ylös vasemmalle lähettäjän nimi (esim. logona) ja oikealle asiakirjan nimi TIEDOTE. Päiväys tulee Tiedote-sanan alle neljännelle riville.
Tiedotteen lopussa pitäisi olla ainakin yhden, mielellään kuitenkin kahden henkilön yhteystiedot, joilta saa asiasta lisätietoa. Tiedotetta ei kuitenkaan varsinaisesti allekirjoiteta. Joskus tiedotteen julkaisu saattaa tyssätä yksinkertaisesti siihen, että toimittaja ei ole heti saanut tarvitsemaansa lisätietoa asiasta.
Tiedote pitäisi lähettää hyvissä ajoin eli noin viikkoa aiemmin, jos on kyse tapahtumasta tai mahdollisimman pian kokouksen jälkeen, jos kyse on vaikka henkilövalinnoista. Tiedotteen voi lähettää sähköpostitse, mutta haluttu tapa kannattaa varmistaa aina kultakin tiedotusvälineeltä. Paikallisiin tiedotusvälineisiin kannattaa tarjota juttuja, sillä ne voivat olla kiinnostuneita dokumentoimaan paikallista harrastuselämää. Esim. vieraileva taiteilija tai jonkun kurssin järjestäminen voivat olla tällaisia. Myös vuosikokouksen tärkeistä päätöksistä ja hallituksen uudesta kokoonpanosta kannattaa tiedottaa paikallislehtiin.
Lähde: Artikkeli pohjautuu Vapaavalo ry:n tiedottajan ja sittemmin puheenjohtajan, Sanna Seppälän, opinnäytetyöhön ja esitykseen SKsL:n syyskokouksen 2003 yhteydessä Vammalassa. Sarja julkaistiin Klik-lehdissä 4/2003, 1/2004 ja 2-3/2004.
Sosiaalisen median osuus on lisätty artikkeliin, ne eivät kuuluneet alkuperäiseen tekstiin.
