Vuoden 2021 alusta käyttöönotettu Flomembers-jäsenrekisteri on helppokäyttöinen ja turvallinen tietokoneen tai älypuhelimen selaimella toimiva pilvipalvelu. Liitto ja seurat käyttävät samaa rekisteriä, jossa seurojen ja liiton hallituksen jäsenillä sekä seurojen henkilöjäsenillä on roolinsa mukaiset henkilökohtaiset käyttöoikeudet rekisterissä oleviin jäsenten henkilötietoihin. Käyttäjätunnuksena toimii henkilökohtainen sähköpostiosoite.
Haluamme turvata jäsenten yksityisyyden.
Tietosuojasyistä rekisteriin ei saa kirjautua jaetulla sähköpostilaatikolla vaan henkilöiden tulee käyttää omia henkilökohtaisia sähköpostiosoitteitaan. Kaikkien jäsenseurojen jäsenten sekä vastuuhenkilöiden pitää tallettaa jäsenrekisteriin henkilökohtainen sähköpostiosoite, jotta EU henkilötietolain mukainen tietoturva toteutuu. Talleta jäsenrekisteriin mieluiten henkilökohtainen kuin työsähköpostiosoite ja sellainen, jota luet ja tyhjennät säännöllisesti. Muista vaihtaa osoite kun se vaihtuu esim. työpaikan vaihtuessa tai eläkkeelle jäädessä.
Seura on rekisterin pitäjä. Henkilöjäsen antaa henkilötietonsa seuralle, joka vastaa niiden käsittelystä henkilötietolain mukaisesti. Flomembers-jäsenrekisterillä ylläpitäminen on helppoa. Seuran jäsenten henkilötietojen muokkausoikeus on ainoastaan kullakin liiton jäsenseuran jäsenrekisterin pääkäyttäjällä. Muutetut tiedot päivittyvät SKsL:n rekisteriin automaattisesti. Seurat hoitavat itse oman jäsenlaskutuksensa, jäsenviestintänsä, kirjanpitonsa, jäsenten tietojen muutokset rekisterissä jne.
Jäsenrekisteriin kirjautuminen
Seuraan liittyessä jäsen saa linkin, jolla hän voi luoda salasanan jäsenrekisterin omille sivuille. Käyttäjätunnuksena toimii kunkin henkilökohtainen sähköpostiosoite, jonka jäsen on antanut seuraan liittyessään.
Oman seuran jäsenyys kytkeytyy sähköpostiosoitteeseen. Ilmoittautuminen tapahtumiin ja asiointi oman seuran sekä liiton kanssa tapahtuu ainoastaan sillä sähköpostiosoitteella, jolla on liitytty jäseneksi. Jos käyttää jotakin muuta sähköpostiosoitetta, jäsenyyden toteaminen vaikeutuu, koska sähköpostiosoitteeseen ei liity jäsenyyttä.
Kun jäsen eroaa seurasta ja sähköpostiosoite muiden henkilötietojen kanssa poistetaan, myös pääsy jäsenrekisteriin estyy.
Jäsenrekisteriin kirjaudutaan seurakohtaisesta linkistä. Linkki on hyvä tallettaa seuran verkkosivuille, josta jäsenet löytävät sen kirjautuakseen omille sivuilleen.
Jäsen kirjautuu jäsenrekisterissä omille sivuilleen
Kirjautumalla jäsenrekisterin omille sivuille, voit helposti muuttaa omia tietojasi ja nähdä esim. oletko maksanut jäsenmaksulaskusi ja tehdä muita alla mainittuja toimintoja (riippuen, mitä käytäntöjä seurasi on ottanut käyttöön).
Jäsenrekisterin hyödyt seuratyössä
Hyödyt saavutetaan ottamalla jäsenrekisteri käyttöön. Seura käyttää rekisteriä oman toimintansa edellyttämällä tasolla. Sen avulla:
- jäsenten henkilötiedot ovat talletettu oikein ja turvallisesti (EU:n tietosuojalaki, GDPR)
- viestien lähettäminen jäsenille on helppoa ja osoitteet yhdessä paikassa
- uusi jäsen kirjaa tietonsa itse suoraan jäsenrekisteriin ja nykyjäsen päivittää itse muuttuneet tietonsa
- jäsenmaksujen laskutus ja niiden seuranta on on helppoa ja tehokasta
- jäsen näkee omilla sivuillaan onko hän maksanut jäsenmaksunsa
- helpotetaan kirjanpitoa
- luodaan seuran tapahtumat ja otetaan vastaan ilmoittautumisia jäseniltä ja halutessa yleisöltä
- seurajohdon työ helpottuu ja uusien henkilöiden perehdytys on helppoa, kun kaikki jäsentiedot ovat yhdessä paikassa ja kaikki niitä tarvitsevat pääsevät niihin käsiksi
- näytetään nykyaikaiselta seuralta, jolle uskaltaa luovuttaa henkilötietonsa
- SKsL:n tiedotteet ajankohtaisista asioista ja edullisista koulutuksista tavoittaa seurojen jäsenet
Henkilötietojen käsittelylle ja henkilörekisterin pitämiselle tuli EU:n toimesta erityisiä tietosuojavaatimuksia. Vastauksena maailman muutoksiin Euroopan Unionissa tuli voimaan yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) toukokuussa 2018. Kameraseurat ovat asetuksen mukaan reksiterinpitäjiä, tallettaessaan jäsentensä henkilötietoja ja osoitteita. Yhdistyslaki määrää seuroja pitämään jäsenistään rekisteriä. Flomembers täyttää GDPR-vaatimukset. Jäsentietoja ei lain mukaan enää voi säilyttää missä vaan, esimerkiksi omalla tietokoneella. Lue lisää tietosuoja-asetuksesta.
Uuden jäsenen liittyminen seuraan tapahtuu liittymislomakkeen kautta. Liittymislomakkeen linkki lisätään seuran verkkosivuille ja jäsen kirjoittaa jäsentietonsa itse suoraan jäsenrekisteriin. Seuran verkkosivuilla olevan lomakkeen tai sähköpostin kautta tulevat jäsenhakemukset voi unohtaa eikä kenenkään tarvitse tallettaa tietoja erikseen. Kaikki tarvittavat henkilötiedot, jota seura jäseneltä haluaa on kerralla tallessa ja oikein.
Jäsenviestintä paranee ja helpottuu. Parilla klikkauksella valitset kaikki jäsenet ja voit lähettää heille sähköpostia. Lähetät viestejä myös ryhmille, johon jotkut ovat ilmoittautuneet. Suosittelemme viikoittain tai kuukausittain lähetettävää jäsenkirjettä, jossa kerrotaan seuraavan jakson tulevista tapahtumista.
Jäsenmaksulaskutus on sujuvaa. Uusi jäsen saa laskun heti liittymisen jälkeen ja nykyjäsenet rooliensa mukaan oikean kokoisen laskun älykkäässä massalaskutuksessa. Jäsenrekisteri laskuttaa jäseneltä jäsenmaksun vain kerran tilikauden aikana.
Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen helpottuu. Kun ilmoittaudutaan tapahtumiin, tiedetään ketä odottaa ja tarvittaessa osallistumismaksu voidaan laskuttaa samalla automaattisesti tai haluttuna hetkenä. Ilmoittautumiset tehdään jäsenrekisteriin. Osallistujien ja jonoon mahtuvien määrän voi valita ja tarvittaessa tarjota peruutuslinkki. Näin ilmoittautuneita hallitaan ilman, että välttämättä kenenkään ei tarvitse siihen puuttua.
Kirjanpito ja maksujen seuranta helpottuu, jos kaikki seuran tulot laskutetaan jäsenrekisterin laskutustoiminnon kautta. Maksut kirjataan sinne maksetuksi, kun raha ilmestyy seuran tilille. Jos maksuja on enemmän, voi pankin ja Flomemberssin kanssa sopia automaattisesta maksuviitteiden siirrosta reskontraan.
Enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen. Seuran koon mukaan toiminnan pyörittämiseen voi kulua paljonkin aikaa ja uuden jäsenrekisterin tarkoituksena on helpottaa tätä.
Nykyaikainen seura. Jäsenrekisteriuudistus on askel eteenpäin, jolloin myös nuoret harrastajat pitävät meitä nykyaikaisina yhdistyksinä ja uskaltavat luovuttaa henkilötietonsa seuralle.
Jäsenrekisteri on seuralle ilmainen. Liiton jäsenmaksu sisältää myös jäsenrekisterin vuosimaksun.
Seuran vastuuhenkilöiden vaihtuessa kaikki jäsentietojen hallintaan ja jäsenyyteen liittyvät asiat ovat yhdessä paikassa. Seuraavan on helppo astua remmiin ja pääsy tietoihin tapahtuu vain käyttöoikeuksia muuttamalla. Jäsenten henkilötietoja ei voi enää säilyttää missä vaan, eikä erityisesti kenenkään henkilökohtaisilla tietokoneilla.
Uusjäsenhankinta tehostuu. Tapahtumien avulla myös ulkopuolinen yleisö voi osallistua seuran tapahtumiin. Hyvä jäsenrekisteri aktivoi seuratyötä ja sitä kautta kasvattaa jäsenmäärää. Jäsenmäärän kasvattamiseen kannattaa käyttää kaikkia markkinoinnin keinoja, koska seuran talouden kohentuminen mahdollistaa jäseniä kiinnostavan toiminnan. Myös nykyjäsenten viihtymiseen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä kilpailemme ihmisten vapaa-ajasta monen muun lajin kanssa.
Jäsenrekisterin käyttöönotossa tai käyttöön liittyvissä asioissa voit soittaa milloin vaan. Mikäli en pääse vastaamaan, jätä viesti ja soitan sinulle takaisin. Raimo Korpela, 0400 767 000, raimo.korpela@sksl.fi
