Vuoden 2021 alusta käyttöönotettu Flomembers-jäsenrekisteri on helppokäyttöinen ja turvallinen tietokoneen tai älypuhelimen selaimella toimiva palvelu. Liitto ja seurat käyttävät samaa rekisteriä, jossa seurojen ja liiton toimihenkilöillä sekä seurojen jäsenillä on roolinsa mukaan henkilökohtaiset käyttöoikeudet rekisterin tietoihin. Käyttäjätunnuksena toimii henkilökohtainen sähköpostiosoite. Seuran jäsenten henkilötietojen muokkausoikeus on ainoastaan kullakin liiton jäsenseuralla. Liitolle seurojen tiedot päivittyvät joka yö. Seurat hoitavat oman jäsenlaskutuksensa, jäsenviestintänsä, kirjanpitonsa jne. Jäsenrekisterin etuna on myös seurojen ja liiton sekä jäsenseuran ja sen jäsenten välisen viestinnän paraneminen.
Jäsenrekisterin hyödyt seuratyössä
Hyödyt saavutetaan ottamalla jäsenrekisteri käyttöön. Seura käyttää rekisteriä oman toimintansa edellyttämällä tasolla. Sen avulla:
- jäsenten henkilötiedot ovat talletettu oikein ja turvallisesti (EU:n tietosuojalaki, GDPR)
- viestien lähettäminen jäsenille on helppoa ja osoitteet yhdessä paikassa
- uusi jäsen kirjaa tietonsa itse suoraan jäsenrekisteriin ja nykyjäsen päivittää itse muuttuneet tietonsa
- jäsenmaksujen laskutus ja niiden seuranta on on helppoa ja tehokasta
- jäsen näkee omilla sivuillaan onko hän maksanut jäsenmaksunsa
- helpotetaan kirjanpitoa
- luodaan seuran tapahtumat ja otetaan vastaan ilmoittautumisia jäseniltä ja halutessa yleisöltä
- seurajohdon työ helpottuu ja uusien henkilöiden perehdytys on helppoa, kun kaikki jäsentiedot ovat yhdessä paikassa ja kaikki niitä tarvitsevat pääsevät niihin käsiksi
- näytetään nykyaikaiselta seuralta, jolle uskaltaa luovuttaa henkilötietonsa
Henkilötietojen käsittelylle ja henkilörekisterin pitämiselle tuli EU:n toimesta erityisiä tietosuojavaatimuksia. Vastauksena maailman muutoksiin Euroopan Unionissa tuli voimaan yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) toukokuussa 2018. Kameraseurat ovat asetuksen mukaan reksiterinpitäjiä, tallettaessaan jäsentensä henkilötietoja ja osoitteita. Yhdistyslaki määrää seuroja pitämään jäsenistään rekisteriä. Flomembers täyttää GDPR-vaatimukset. Jäsentietoja ei lain mukaan enää voi säilyttää missä vaan, esimerkiksi omalla tietokoneella. Lue lisää tietosuoja-asetuksesta.
Rekisteriä käytetään tietokoneella tai se toimii erinomaisesti myös älypuhelimella. Seuran vastuuhenkilöt ja jäsenet kirjautuvat rekisteriin omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan ja voivat päivittää itse muuttuneet henkilötietonsa.
Uuden jäsenen liittyminen jäsenrekisteriin tapahtuu liittymislomakkeen kautta. Liittymislomakkeen linkki lisätään seuran verkkosivuille ja jäsen kirjoittaa jäsentietonsa itse suoraan jäsenrekisteriin. Seuran verkkosivuilla olevan lomakkeen tai sähköpostin kautta tulevat jäsenhakemukset voi unohtaa eikä kenenkään tarvitse tallettaa tietoja erikseen. Kaikki tarvittava data on kerralla tallessa ja oikein. Jäseneksi liittymisen voi haluttaessa täydellisesti automatisoida aina laskun saamiseen asti.
Omilla sivuilla jäsenet voivat itse muuttaa omat henkilökohtaiset tietonsa kun esim. sähköpostiosoite tai katuosoite muuttuu. Jäsenet kysyvät usein, ”Olenko maksanut jo tämän vuoden jäsenmaksuni?” Omilta sivuilta he näkevät onko se maksettu tai löytävät laskunsa tiedot maksamista varten. Sieltä voi esimerkiksi ilmoittautua tapahtumiin, tulostaa jäsenkortin ja tehdä eroilmoituksen.
Jäsenviestintä paranee ja helpottuu. Parilla klikkauksella valitset kaikki jäsenet ja voit lähettää heille sähköpostia. Hallitset myös pienempiä ryhmiä tai ryhmiä johon jotkut ovat ilmoittautuneet. Suosittelemme viikoittain tai kuukausittain lähetettävää jäsenkirjettä, jossa kerrotaan seuraavan jakson tulevista tapahtumista.
Jäsenmaksulaskutus on sujuvaa. Uusi jäsen saa laskun heti liittymisen jälkeen ja nykyjäsenet rooliensa mukaan oikean kokoisen laskun älykkäässä massalaskutuksessa. Jäsenreksiteri laskuttaa jäseneltä jäsenmaksun vain kerran tilikauden aikana.
Uusjäsenhankinta tehostuu. Tapahtumien avulla myös yleisö voi osallistua seuran tapahtumiin. Kun ilmoittaudutaan tapahtumiin, tiedetään ketä odottaa ja tarvittaessa osallistumismaksu laskutetaan samalla automaattisesti.
Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen helpottuu. Ilmoittautumiset voi vastaanottaa suoraan jäsenrekisteriin. Osallistujien ja jonoon mahtuvien määrän voi valita ja tarvittaessa tarjota peruutuslinkki. Näin ilmoittautuneita hallita ilman että siihen pitää kenenkään puuttua.
Kirjanpito ja maksujen seuranta helpottuu, jos kaikki seuran tulot laskutetaan jäsenrekisterin kautta. Maksut kirjataan sinne maksetuksi, kun raha ilmestyy seuran tilille. Tapahtumien, vuokrien ja pikkumaksujen laskutus voi tapahtua myös automaattisesti. Jos maksuja on enemmän, voi pankin ja Flomemberssin kanssa sopia automaattisesta maksuviitteiden siirrosta reskontraan.
Enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen. Seuran koon mukaan toiminnan pyörittämiseen voi kulua paljonkin aikaa ja uuden jäsenrekisterin tarkoituksena on helpottaa tätä.
Nykyaikainen seura. Jäsenrekisteriuudistus on askel eteenpäin, jolloin myös nuoret harrastajat pitävät meitä nykyaikaisina yhdistyksinä.
Jäsenrekisteri on seuralle ilmainen. Liiton jäsenmaksu sisältää jatkossa myös jäsenrekisterin.
Seuran vastuuhenkilöiden vaihtuessa kaikki jäsentietojen hallintaan ja jäsenyyteen liittyvät asiat ovat yhdessä paikassa. Seuraavan on helppo astua remmiin ja pääsy tietoihin tapahtuu vain käyttöoikeuksia muuttamalla. GDPR:n mukaisesti, jäsenten henkilötietoja ei enää voi säilyttää missä vaan, eikä erityisesti kenenkään henkilökohtaisilla tietokoneilla.
Hyvä jäsenrekisteri aktivoi seuratyötä ja sitä kautta kasvattaa jäsenmäärää. Jäsenmäärän kasvattamiseen kannattaa käyttää kaikkia markkinoinnin keinoja, koska seuran talouden kohentuminen mahdollistaa jäseniä kiinnostavan toiminnan. Myös nykyjäsenten viihtymiseen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä kilpailemme ihmisten vapaa-ajasta monen muun lajin kanssa.
Jäsenrekisterin käyttöönotossa tai käyttöön liittyvissä asioissa voit soittaa milloin vaan. Mikäli en pääse vastaamaan, jätä viesti ja soitan sinulle takaisin. Raimo Korpela, 0400 767 000, raimo.korpela@sksl.fi
