Ohjeet näyttelyn järjestäjälle

Tutustu ihan aluksi liiton Vuosi-ja teemanäyttelysäännöt JÄRJESTÄJÄLLE

Mikäli näyttelyn järjestäminen kiinnostaa, ota yhteyttä liiton näyttelyvastaanaan Jukka Kososeen, jukka.kosonen(at)sksl.fi

Suomen Kameraseurojen Liiton jäsenseurat järjestävät vuosittain kaksi suurta, valtakunnallista näyttelyä: vuosinäyttelyn keväällä ja teemanäyttelyn syksyllä. Näyttelyt koetaan niin suuriksi urakoiksi, etteivät yksittäiset jäsenseurat aina uskalla lähteä niihin mukaan. Vaikka talkooporukka löytyisikin, taloudellinen riski saatetaan kokea liian suureksi. Tämä on turha pelko, koska näistä on toistauseksi kaikki jääneet voitolle ja liitto tarvittaessa avustaa myös taloudellisesti.

Kaikki lähtee kustannuslaskelmasta

Kameraseurojen projektit alkavat sillä, että aktiiviporukka kokoontuu tapaamiseen, jossa asiaa käsitellään ja suunnitellaan. On suositeltavaa laatia projektisuunnitelma jossa kaikki hoidettavat tehtävät on aikataulutettu ja vastuutettu. Tässä kohtaa päätetään myös tapahtuman ajankohdasta – liiton näyttelyn ollessa kyseessä alle vuoden varoitusaika voi käydä lyhyeksi.

Suurimmat kulut syntyvät yleensä näyttelyjulkaisun tekemisestä. Jos näyttelytila joudutaan vuokraamaan, myös siitä syntyy kuluja. Mikäli talkooporukkaa löytyy, jäävät muut kulut kuitenkin varsin pieniksi. Liitolla on näyttelyitä varten hankittuna 40*50cm  sekä 30 x 40cm lasikehyksiä sekä taulu TV, jotka näyttelyn järjestäjä saa käyttöönsä ilmaiseksi. Yleensä joko kehysten noudon tai siirtämisen seuraavaan paikkaan joutuu kuitenkin kustantamaan – joko jonkin kaupallisen kuljetusliikkeen avustuksella tai vaikkapa autoretkenä toiselle paikkakunnalle.

Tulopuolella ovat asiat hyvällä mallilla jo ennen ensimmäistäkään puhelinsoittoa. Tarvittaessa liitto tukee järjestävää seuraa taloudellisesti jälkikäteen, näyttelyn toteutuneen talousarvion perusteella.

Näyttelyyn lähetettyjen vedosten sähköiset versiot ladataan nykyään Liiton Photo Portaliin, josta ne toimitetaan näyttely järjestäjälle tiedostonjakopalvelun kautta. Kuvat ovat portaalissa valmiiksi jo 300 dpi tarkkuudella, koska tuo tarkkuus vaaditaan näyttelyluetteloa varten.

Näyttelyyn osallistuvat henkilöt maksavat liiton hallituksen määrittelemän osallistumismaksun, joka on tällä hetkellä neljä (4) euroa/kuva ja nuorisojäseniltä (alle 29 v.) kaksi (2) euroa /kuva. Kuvamaksuja tulee

Näyttelyn tulo- ja menoarvio voisi olla erimerkiksi seuraavanlainen:

Menot
Näyttelyjulkaisun taittaminen0
Näyttelyjulkaisun painaminen3500
Näyttelyjulisteiden painaminen150
Kuvien palautuspostitus400
Avajaistarjoilut100
Näyttelytilan vuokra0
Kehysten kuljetus200
Talkooporukan ruokailut juhlapäivällisillä250
Sekalaiset kulut400
Yhteensä5000
Tulot
Kuvamaksut2800
Näyttelyluettelon takakannen mainos700
Kokosivun mainos500
Kaksi puolen sivun mainosta á 250e500
Neljä 1/4 sivun mainosta 125e500
Yhteensä5000

Yhden ison mainoksen saa myytyä helposti, ja toisen jälkeen on jo suurin osa rahoista kasassa. Taloudellinen riski ei ole suuri, mutta myyntiaktiivisuutta se vaatii.

Jos järjestävän seuran tarkoitus on hakea avustuksia yksityisiltä rahastoilta, taidetoimikunnilta tai vastaavilta, kannattaa budjetin laatimiseen kiinnittää erityistä huomiota. Tulojen ja menojen olisi hyvä olla tarkalleen samat, sillä näyttelyllä ei ole  tarkoitus päästä rikastumaan, koska kameraseurat ovat yleishyödyllisiä yhteisöjä ja verottaja on tarkkana näissä asioissa. Toki pieni voitto sallitaan, jolla voi seuran toimintaa rahoittaa. Tarvittaessa, myös liitto tukee järjestäjää taloudellisesti jälkikäteen.

Mainosten myynti kannattaa kuitenkin aloittaa jo hyvissä ajoin, jopa vuosi etukäteen. Monilla suurilla yrityksillä on jokavuotiset budjettinsa tällaiseen sponsoritoimintaan, eikä siitä kesken vuoden lipsuta.

Aikataulut on myös hyvä suunnitella hyvissä ajoin

Päätös näyttelyn järjestämisestä on siis tehty, ja kustannusarviokin saatu aikaiseksi. Seuraavaksi kannattaa hahmotella aikataulu ja vastuuhenkilöiden tehtävät – milloin mitäkin tehdään, ja kuka sen tekee. Vielä tässä vaiheessa talkooporukan koon ei tarvitse olla kovin suuri.  Tärkeimpänä on projektipäällikkö, joka koordinoi työt ja tietää koko ajan missä mennään. Lisäksi tarvitaan sihteeri joka pitää kirjaa saapuvista vedospaketeista ja vedoksista, tiedottaja, taloudenhoitaja, mainosmyyjä, näyttelyluettelon taittaja, digikuvaesityksen laatija ja ennenkaikkea talkooporukkaa vedosten kehystämiseen, näyttelyn pystyttämiseen ja sen purkamiseen.

Aikataulu voisi olla esim. seuraavanlainen (suluissa vastuuhenkilö):

  1. Noin vuosi ennen näyttelyä
    • Hakemus liiton toimistolle (toimisto@sksl.fi)
    • Tilojen varaus: näyttely-, avajais-, ja kokoustila (sihteeri)
    • Mainosmyynnin aloittaminen ja apurahahakemusten tekeminen (taloudenhoitaja)
    • Teemanäyttelyn kyseessä ollessa teeman valinta (työryhmä)
    • Tulo- ja menoarvion, työsuunnitelman ja aikataulun suunnittelu ja kirjaaminen (työryhmä)
  2. Puoli vuotta ennen näyttelyä
    • Hotelleiden kilpailuttaminen avajaisviikonlopun osalta, mahdollinen ennakkovaraus
      ja viimeisen mahdollisen varauspäivämäärän selvittäminen (taloudenhoitaja)
    • Tiedotus muille seuroille SKsL:n kotisivujen kautta sekä Kamera -lehteen (tiedottaja/sihteeri)
      • Näyttely ja mahdollinen teema
      • Järjestävän seuran nimi
      • Näyttelykuvien viimeinen lähetyspäivämäärä (vähintään n. 3 kk ennen näyttelyn avajaisia)
      • Näyttelykuvien lähetysosoite
      • Tilinumero kuvamaksuja varten ja kuvamaksujen suuruudet 4 eur / 2 eur (kannattaa ehkä avata näyttelyä varten vaikka oma tili, johon mainos- ja kuvamaksutulot ohjataan)
      • Näyttelyn aikataulu ja avajaispäivämäärä sekä aika, hotellin/hotellien yhteystiedot, hinnat ja viimeiset varauspäivämäärät
      • Vastuuhenkilön yhteystiedot lisätietojen kysymistä varten
  3. Näyttelykuvien valintaraadin kokoaminen (vähintään kolme henkilöä) ja sen hyväksyttäminen Liiton hallituksella. Raadissa tulee olla yksi liiton hallituksen nimeämä henkilö valvomassa erityisesti vuosi- ja teemanäyttelysääntöjen noudattamista, mutta tätäkin nimeä voi hallitukselle ehdottaa. (raadin valitsija)
  4. Avajaisviikonlopun ohjelman suunnittelu
  5. Mahdollisen juhlapäivällisen kilpailuttaminen ravintoloiden/pitopalveluiden kesken
  6. Noin 2-3 kuukautta ennen näyttelyä
    • Avajaisviikonlopun ohjelmasta ja liiton kevät-/syyskokouksen ajasta ja paikasta tiedottaminen
    • Näyttelyjulkaisun tekijän varmistaminen
  7. Viimeisen noin kuuden viikon aikana (eli näyttelykuvien saavuttua)
    • Näyttelykuvien valinta (valintaraati)
    • Hyväksyttyjen kuvien listauksen toimittaminen Liiton näyttelyvastaavalle niiden julkaisua varten
    • Hyväksyttyjen vedosten sähköisten versioiden pyytäminen Liiton järjestelmävastaavalta
    • Näyttelyluettelon ja -julisteen taittaminen ja painaminen
    • Digisarjan kuvaesityksen laatiminen
    • Avajaistarjoiluiden hankkiminen
    • Lehdistötiedotteen lähettäminen alueen medioille ja mahdollisen lehdistötilaisuuden pitäminen
    • Kuvien ripustaminen näyttelypaikalle (tässä tarvitaan useita apukäsiä)
    • Videotykin, äänentoistolaitteiden, yms. hankkiminen avajaispäivän mahd. luentoja tai kuvaesityksiä varten
  8. Avajaisten yhteydessä
    • Avajaisviikonlopun dokumentointi (ja kuvien toimittaminen Liiton näyttelyvastaavalle ja Kamera -lehdelle)
    • Niiden kuvien palauttaminen, jotka eivät päässeet näyttelyyn (postikuluissa säästää helposti paljon rahaa, kun antaa kuvat ja näyttelyluettelot avajaisvieraiden mukaan)
    • Näyttelyjulkaisun julkistaminen
    • Puheita, esityksiä, ruokaa, juomaa… Se oli sitten siinä!
  9. Näyttelyn jälkeen
    • Näyttelyn purkaminen
    • Viimeisten kuvien palauttaminen jäsenseuroittain + näyttelyluettelot
    • Näyttelyluetteloiden toimittaminen
      • Liiton näyttelyvastaavalle 1 kpl
      • Liiton toimistolle (20 kpl) PL 58, 37501 LEMPÄÄLÄ
      • Suomen Valokuvataiteen Museon arkistoon (1 kpl) Tallberginkatu 1 C 85
        00180 Helsinki
      • Pohjoismaisen Valokuvausliiton jäsenille 10 kpl

Vaikka aikaisemmista näyttelyistä ja avajaisviikonlopuista onkin hyvä ottaa mallia, esim. vierailemalla parissa avajaisissa ennen omaa, on myös uuden ideointi aina sallittua ja varsinkin paikallisten kykyjen ja erikoispiirteiden hyödyntäminen ohjelmiston suunnittelussa.

Kannattaako se sitten?

Loppusanoiksi on helppo väittää, että totta kai näyttelyn järjestäminen kannattaa. Työtä ja vaivaa siitä tietysti on, mutta kun asiat suunnittelee hyvin ja on hyvissä ajoin liikenteessä, saa talkooporukkaan mukaan niin tekeminen sujuu jouhevasti, sekä seuran yhteishenki kohoaa silmissä, kun tehdään yhdessä työtä saman päämäärän eteen.

Comments are closed.