Jäsenrekisteri

Vuoden 2021 alusta käyttöönotettu Flomembers-jäsenreksiteri on helppokäyttöinen tietokoneen tai älypuhelimen selaimella toimiva palvelu. Liitto ja seurat käyttävät teknisesti samaa rekisteriä, jossa seurojen ja liiton toimihenkilöillä sekä seurojen jäsenillä on roolinsa mukaan henkilökohtaiset käyttöoikeudet rekisterin tietoihin. Käyttäjätunnuksena toimii henkilökohtainen sähköpostiosoite. Omien jäsenten henkilötietojen muokkausoikeus on ainoastaan kullakin seuralla. Liitolle tiedot seurojen rekisteriin tekemistä muutoksista päivittyvät joka yö. Seurat hoitavat edelleen oman jäsenlaskutuksensa, jäsenviestintänsä, kirjanpitonsa ja muutkin asiat kuten aikaisemminkin. Jäsenrekisteriä voi kukin seura käyttää oman toimintansa edellyttämällä tasolla. Uuden jäsenrekisterin etuna on myös seurojen ja liiton välisen viestinnän paraneminen.

Jäsenrekisterin hyödyt seuratyössä

Henkilötietojen käsittelylle ja henkilörekisterin pitämiselle tuli EU:n toimesta erityisiä tietosuojavaatimuksia. Vastauksena maailman muutoksiin Euroopan Unionissa tuli voimaan yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) toukokuussa 2018. Kameraseurat ovat asetuksen mukaan reksiterinpitäjiä, tallettaessaan jäsentensä henkilötietoja ja osoitteita. Yhdistyslaki määrää seuroja pitämään jäsenistään rekisteriä. Flomembers täyttää GDPR-vaatimukset. Jäsentietoja ei lain mukaan enää voi säilyttää missä vaan, esimerkiksi omalla tietokoneella. Lue lisää tietosuoja-asetuksesta.

Rekisteriä käytetään tietokoneella tai se toimii erinomaisesti myös älypuhelimella. Seuran vastuuhenkilöt ja jäsenet kirjautuvat rekisteriin omilla henkilökohtaisilla tunnuksillaan ja voivat päivittää itse muuttuneet henkilötietonsa.

Uuden jäsenen liittyminen jäsenrekisteriin tapahtuu liittymislomakkeen kautta. Liittymislomakkeen linkki lisätään seuran verkkosivuille ja jäsen kirjoittaa jäsentietonsa itse suoraan jäsenrekisteriin. Seuran verkkosivuilla olevan lomakkeen tai sähköpostin kautta tulevat jäsenhakemukset voi unohtaa eikä kenenkään tarvitse tallettaa tietoja erikseen. Kaikki tarvittava data on kerralla tallessa ja oikein. Jäseneksi liittymisen voi haluttaessa täydellisesti automatisoida aina laskun saamiseen asti.

Omilla sivuilla jäsenet voivat itse muuttaa omat henkilökohtaiset tietonsa kun esim. sähköpostiosoite tai katuosoite muuttuu. Jäsenet kysyvät usein, ”Olenko maksanut jo tämän vuoden jäsenmaksuni?” Omilta sivuilta he näkevät onko se maksettu tai löytävät laskunsa tiedot maksamista varten. Sieltä voi esimerkiksi ilmoittautua tapahtumiin, tulostaa jäsenkortin ja tehdä eroilmoituksen.

Jäsenviestintä paranee ja helpottuu. Parilla klikkauksella valitset kaikki jäsenet ja voit lähettää heille sähköpostia. Hallitset myös pienempiä ryhmiä tai ryhmiä johon jotkut ovat ilmoittautuneet. Suosittelemme viikoittain tai kuukausittain lähetettävää jäsenkirjettä, jossa kerrotaan seuraavan jakson tulevista tapahtumista.

Jäsenmaksulaskutus on sujuvaa. Uusi jäsen saa laskun heti liittymisen jälkeen ja nykyjäsenet rooliensa mukaan oikean kokoisen laskun älykkäässä massalaskutuksessa. Jäsenreksiteri laskuttaa jäseneltä jäsenmaksun vain kerran tilikauden aikana.

Uusjäsenhankinta tehostuu. Tapahtumien avulla myös yleisö voi osallistua seuran tapahtumiin. Kun ilmoittaudutaan tapahtumiin, tiedetään ketä odottaa ja tarvittaessa osallistumismaksu laskutetaan samalla automaattisesti.

Tapahtumien ja koulutusten järjestäminen helpottuu. Ilmoittautumiset voi vastaanottaa suoraan jäsenrekisteriin. Osallistujien ja jonoon mahtuvien määrän voi valita ja tarvittaessa tarjota peruutuslinkki. Näin ilmoittautuneita hallita ilman että siihen pitää kenenkään puuttua.

Kirjanpito ja maksujen seuranta helpottuu, jos kaikki seuran tulot laskutetaan jäsenrekisterin kautta. Maksut kirjataan sinne maksetuksi, kun raha ilmestyy seuran tilille. Tapahtumien, vuokrien ja pikkumaksujen laskutus voi tapahtua myös automaattisesti. Jos maksuja on enemmän, voi pankin ja Flomemberssin kanssa sopia automaattisesta maksuviitteiden siirrosta reskontraan.

Enemmän aikaa toiminnan kehittämiseen. Seuran koon mukaan toiminnan pyörittämiseen voi kulua paljonkin aikaa ja uuden jäsenrekisterin tarkoituksena on helpottaa tätä.

Nykyaikainen seura. Jäsenrekisteriuudistus on askel eteenpäin, jolloin myös nuoret harrastajat pitävät meitä nykyaikaisina yhdistyksinä.

Jäsenrekisteri on seuralle ilmainen. Liiton jäsenmaksu sisältää jatkossa myös jäsenrekisterin.

Seuran vastuuhenkilöiden vaihtuessa kaikki jäsentietojen hallintaan ja jäsenyyteen liittyvät asiat ovat yhdessä paikassa. Seuraavan on helppo astua remmiin ja pääsy tietoihin tapahtuu vain käyttöoikeuksia muuttamalla. GDPR:n mukaisesti, jäsenten henkilötietoja ei enää voi säilyttää missä vaan, eikä erityisesti kenenkään henkilökohtaisilla tietokoneilla.

Hyvä jäsenrekisteri aktivoi seuratyötä ja sitä kautta kasvattaa jäsenmäärää. Jäsenmäärän kasvattamiseen kannattaa käyttää kaikkia markkinoinnin keinoja, koska seuran talouden kohentuminen mahdollistaa jäseniä kiinnostavan toiminnan. Myös nykyjäsenten viihtymiseen kannattaa kiinnittää huomiota, sillä kilpailemme ihmisten vapaa-ajasta monen muun lajin kanssa.

Jäsenrekisterin käyttöönotossa tai käyttöön liittyvissä asioissa voit soittaa milloin vaan. Mikäli en pääse vastaamaan, jätä viesti ja soitan sinulle takaisin. Raimo Korpela, 0400 767 000, raimo.korpela@sksl.fi

SKsL:n rekisteri- ja tietosuojaseloste 2021


Gruppo-rekisteristä jäsentiedot ovat siirtyneet uuteen rekisteriin 14.12.2020. Mikäli ilmenee tarvetta hakea sieltä vielä tietoja, on se jonkin aikaa mahdollista, kunnes kaikki jäsenten tiedot poistetaan rekisteristä. Tästä hetkestä tulee vielä erillinen ilmoitus sähköpostilla. Gruppoon saa tarvittaessa apua Reinolta, reino.havumaki@sksl.fi. Käyttöohjeet Gruppoa varten:
Gruppo perustaidot
Gruppo lisätaidot
Gruppo, jäsenen poistaminen

Rekisteriin kirjaudutaan osoitteessa https://finnfoto.gruppo.fi
(Huomaa, että kaikille Gruppon asiakkaille tarkoitetussa Perustaidot –ohjeessa mainittu linkki https://nimi.gruppo.fi pitää siis korjata yllä mainittuun muotoon.)

Comments are closed.